GS1 Data Care: werken aan optimale productdata in de zorgsector
Het jaar 2024 staat in het teken van data-optimalisatie in de gezondheidszorg. Samen met NVZ en NFU heeft GS1 Nederland onder de naam GS1 Data Care een programma opgezet om de kwaliteit van productdata een flinke impuls te geven en een eind te maken aan het delen van productdata via Excel-bestanden. Door gebruik te maken van het GDSN-platform van GS1 kunnen zowel ziekenhuizen als leveranciers hun processen optimaliseren.
In de zorgsector liggen volop kansen om de productdata van medische hulpmiddelen te optimaliseren. Alle ziekenhuizen zijn al aangesloten op het Global Data Synchronisation Network (GDSN), het wereldwijde platform van GS1 voor het digitaal delen van productdata. Meer dan de helft van de leveranciers zijn al gewend om de data van klasse III-hulpmiddelen via dit platform aan te bieden. “Als alle leveranciers dat gaan doen met de data van al hun hulpmiddelen, neemt de efficiëntie in de hele sector toe en stijgt bovendien de datakwaliteit”, vertelt Hans Lunenborg, sectormanager healthcare bij GS1 Nederland.
Stoppen met rondsturen van Excel-bestanden
Om deze kansen te benutten, slaat GS1 Nederland de handen ineen met de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) en de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU). De drie organisaties willen een eind maken aan het overvloedige gebruik van Excel-bestanden voor het uitwisselen van productdata. “Alle ziekenhuizen doen nu hetzelfde werk. Bij het ontbreken van data in GDSN sturen ze een Excelletje naar leveranciers met het verzoek dit in te vullen. Terwijl al die Excelletjes voor tachtig procent identiek zijn”, legt Lunenborg uit.
Het werken met al die Excel-bestanden kost veel tijd en geld. Grote leveranciers hebben soms drie of vier fulltime medewerkers nodig om alle ziekenhuizen van productdata te voorzien. Ook binnen de ziekenhuizen gaat het verwerken van alle Excelbestanden gepaard met hoge administratieve kosten en onnodige fouten. Uit onderzoek blijkt onder meer dat het inlezen van de data in het ERP-systeem lang niet altijd goed verloopt. “Dan komen de referentienummers in het Excel-bestand en het ERP-systeem niet overeen, bijvoorbeeld omdat onterecht een hoofdletter, spatie of streepje is gebruikt. Met als gevolg dat het ERP-systeem denkt dat het om een heel nieuw product gaat”, legt Lunenborg uit.
Met het programma GS1 Data Care willen NVZ, NFU en GS1 Nederland het gebruik van GDSN voor het uitwisselen van productdata stimuleren. Leveranciers hoeven dan nog maar één keer hun productdata in te voeren, terwijl ziekenhuizen die data via een standaard koppeling automatisch in hun eigen systemen kunnen importeren.
Geautomatiseerde koppeling met GDSN
Met het programma GS1 Data Care willen NVZ, NFU en GS1 Nederland het gebruik van GDSN voor het uitwisselen van productdata stimuleren. Leveranciers hoeven dan nog maar één keer hun productdata in te voeren, terwijl ziekenhuizen die data via een standaard koppeling automatisch in hun eigen systemen kunnen importeren. Leveranciers houden tijd over om de kwaliteit van hun productdata te verbeteren, terwijl ziekenhuizen minder last hebben van haperende processen door ontbrekende of foutieve data. “Bovendien hebben we in GDSN allerlei slimme controles ingebouwd, waardoor de kans op fouten aanzienlijk afneemt”, weet Lunenborg.
NVZ heeft inmiddels een brief naar alle ziekenhuizen gestuurd met het verzoek om aan te sluiten op GS1 Data Care en - voor zover dat nog niet is gebeurd - een automatische koppeling met GDSN te maken. “Dat is voor veel ziekenhuizen nog een aandachtspunt”, stelt Lunenborg. “De meeste gebruiken een ERP-systeem, maar hebben de koppeling met GDSN niet geïmplementeerd. Wij kunnen ze daarmee helpen. Op 25 januari en 8 februari organiseren we twee webinars waarin we meer uitleg geven over het data-optimalisatieprogramma en hoe ziekenhuizen daarvan kunnen profiteren.”
Eén datamodel voor de gezondheidszorg
Tegelijkertijd heeft NFU brieven gestuurd naar leveranciers met het verzoek om de productdata van medische hulpmiddelen aan te leveren via GDSN. “Het ECHO datamodel, voor het uitwisselen van productgegevens via GDSN, is het afgelopen jaar samen met ziekenhuizen en leveranciers uitgebreid. Daarin is vastgelegd welke gegevens van elk medisch hulpmiddel moeten worden vastgelegd. Dit jaar blijven we ons inzetten om te komen tot een wereldwijd datamodel, wat het voor leveranciers nog gemakkelijker maakt om de verschillende markten te voorzien van kwalitatief goede productdata.”
Alle drie organisaties zijn het erover eens: het belang van kwalitatief goede productdata neemt alleen maar toe. Niet alleen om de veiligheid van patiënten te waarborgen en te voldoen aan de wettelijke verplichtingen zoals de registratie in het Landelijk Implantaten Register (LIR), maar ook om de bedrijfsvoering te verduurzamen. “Dat blijft ook in 2024 een belangrijk thema”, benadrukt Lunenborg. “In de gezondheidszorg zijn al heel veel verschillende initiatieven genomen, bijvoorbeeld door over te stappen van wegwerp- op herbruikbare hulpmiddelen. Voor al die initiatieven geldt dat productdata nodig zijn om op duurzaamheid te kunnen sturen. Daarom gaan we dit jaar onderzoeken welke attributen (gegevens) we aan het datamodel moeten toevoegen, zodat het voor ziekenhuizen makkelijker wordt om de verplichte ESG-rapportages op te stellen.”
Stip op de horizon
Als het aan NVZ, NFU en GS1 ligt, gaat elk ziekenhuis dit jaar al aan de slag het data-optimalisatieprogramma en leveren al hun leveranciers hun data via GDSN aan. “We zetten ons in zodat iedereen kan profiteren van de voordelen bij het geautomatiseerd delen van correcte productdata van medische hulpmiddelen. Dit is niet morgen gerealiseerd, maar wel de stip op de horizon en dit kunnen we alleen gezamenlijk bereiken. Alle partijen in de markt; leveranciers, ziekenhuizen en branche verenigingen”, aldus Lunenborg.
