NFU helpt leveranciers aan boord van GDSN

Natuurlijk heeft het Erasmus MC betrouwbare productdata nodig om vooraf te checken of medische hulpmiddelen aan alle eisen voldoen en veilig inzetbaar zijn. Maar dat is volgens René Dullaart niet de enige reden om de uitwisseling van productdata met leveranciers te digitaliseren en automatiseren. “Binnen het Erasmus MC fungeert onze afdeling als een soort supermarkt die de bevoorrading verzorgt van 140 afdelingsmagazijnen met meer dan 80.000 geregistreerde opslaglocaties. De huidige analoge manier leidt tot fouten en is inefficiënt. Als we producten naar een afdeling sturen, weten we vaak niet precies waar die blijven. Eigenlijk is dat onbegrijpelijk in een omgeving waarin veiligheid en betrouwbaarheid zo belangrijk zijn.”

Digitalisering en automatisering helpen daarnaast om de kosten van de gezondheidszorg te beteugelen. “Eén van onze taken is het klaarzetten van een operatiekamer met alle materialen die mogelijk nodig zijn”, geeft Dullaart als voorbeeld. “Na de operatie kunnen we alle uitgepakte materialen weggooien, ook als ze niet zijn gebruikt. Als we die scannen en registreren, krijgen we inzicht in de derving en kunnen we daarop sturen. Maar als de operatiekamer zoals nu een blind spot blijft, krijgen we nooit grip op de kosten.”

Brief naar 400 leveranciers

Namens het Erasmus MC zit Dullaart in de procurement board van de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU). Wekelijks spreekt hij met de inkoopmanagers van de zes andere UMC’s over samenwerking bij de inkoop van medische hulpmiddelen. Op zijn initiatief heeft de NFU zo’n vierhonderd leveranciers een brief gestuurd met het dringende verzoek om de productdata van medische hulpmiddelen voortaan aan te leveren via het Global Data Synchronisation Network (GSDN) van GS1. “Van elk product dat we ontvangen, vragen we de wereld aan data. De invoering van de Excel-bestanden is nu nog een grotendeels handmatig proces”, verklaart Dullaart.

Het initiatief volgt na het plan van GS1 en de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) om de kwaliteit van de productdata in GSDN een positieve impuls te geven. “Een goed plan, dat echter maar een deel van ons probleem met datakwaliteit oplost. Op dit moment is immers nog maar tien procent van mijn leveranciers aangesloten op de datapool. Daarom heb ik binnen de NFU voorgesteld om met al die andere leveranciers aan de slag te gaan en meer productdata in de datapool te krijgen”, vertelt Dullaart, die binnen NFU de kartrekker van het project is.

Fabrikanten of distributeurs?

Het blijft niet alleen bij een brief. Met hulp van een aantal werkstudenten gaat het Erasmus MC alle leveranciers nabellen. Daarnaast komt de NFU in samenwerking met GS1 met webinars en informatiepakketten die zoveel mogelijk zijn toegespitst op de stand van zaken bij de leveranciers. Sommige leveranciers gebruiken GDSN immers al voor de productdata die ziekenhuizen nodig hebben om implantaten te registreren in het Landelijk Implantaten Register (LIR). Voor andere leveranciers is het delen van productdata via GDSN nog volledig nieuw. “Wij helpen ze graag aan boord. Dat is ook goed voor hun eigen efficiëntie. Zij hoeven hun productdata straks alleen nog maar in GDSN te zetten en geen tientallen Excel-bestanden meer te vullen.”

Het delen van productdata via GDSN levert de nodige vraagstukken op. De meeste leveranciers van medische hulpmiddelen zijn bijvoorbeeld geen fabrikanten, maar distributeurs. Wie moeten dan de productdata invoeren, de fabrikanten of de distributeurs? “Onze voorkeur gaat uit naar de fabrikanten. De efficiëntie en de kwaliteit is beter als de data direct uit de bron komt. Bovendien wisselen fabrikanten soms van distributeur en is het fijner als de data dan al in de datapool staat. Maar de meeste fabrikanten zitten in het buitenland, leveren aan veel meer landen en zijn minder gemotiveerd om GDSN te gebruiken. Daarom willen wij distributeurs helpen om fabrikanten te overtuigen van de noodzaak daarvan.”

Positieve reacties

Dat sommige leveranciers van medische hulpmiddelen nog geen brief van de NFU hebben ontvangen, is goed mogelijk. Niettemin roept Dullaart hen op om ook aan de slag te gaan met GDSN. “Wij wilden snel vertrekken, want als je niet vertrekt kom je nooit aan. Daarom hebben we besloten om niet eerst een lijst met alle leveranciers van alle zeven UMC’s op te stellen, maar zijn we meteen gestart met de leveranciers die in het crediteurenbestand van Erasmus MC staan. In de wetenschap dat we daarmee 80 tot 90 procent van alle leveranciers hebben aangeschreven.”

Dullaart is tot nu toe blij verrast door de vele positieve reacties van leveranciers. Zij geven aan graag gehoor te geven aan het verzoek van NFU. “Ik loop al heel wat jaren mee in deze sector. En al die jaren wordt er al gesproken over het delen van productdata via GDSN, maar tot nu toe kwam dat niet goed van de grond. Er zijn ziekenhuizen die hun eigen processen hebben opgetuigd, die weliswaar inefficiënt maar wel effectief waren. Leveranciers maakten zich niet druk om productdata zolang ziekenhuizen dat niet deden en bespaarden zich de kosten van een GDSN-aansluiting. Nu de ziekenhuizen wel om actie vragen, lijken ook de leveranciers in beweging te komen.”

Voorwaarde voor leveren

In de brief geeft NFU de leveranciers tot eind van dit jaar de tijd om de productdata van alle medische hulpmiddelen via GDSN aan te leveren. Dat is erg ambitieus, beseft Dullaart. “Uiteindelijk moet dit de standaard werkwijze in de sector worden. Er komt net als in de supermarktwereld een moment dat aansluiting op GDSN een voorwaarde is om medische hulpmiddelen te mogen leveren. Maar eigenlijk willen we dat helemaal niet afdwingen. Leveranciers moeten zelf overtuigd zijn van de noodzaak om productdata op digitale en gestandaardiseerde wijze te delen met ziekenhuizen. Uit de eerste reacties maak ik op dat dat gelukkig het geval is.”