Ziekenhuizen krijgen feedback op kwaliteit van productdata

Trudy Boshuizen werkt namens de NVZ al bijna vijftien jaar aan een betere uitwisseling van productdata in de gezondheidszorg. Ze startte daarmee toen het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport rond 2010 het plan opvatte om een implantatenregister op te stellen, vooruitlopend op de Europese wetgeving op dat gebied. “We hebben in de kwestie met borstimplantaten gezien dat we als ziekenhuizen niet goed konden traceren welke implantaten bij welke patiënten waren geïmplanteerd. Dat had direct impact op de patiëntveiligheid”, vertelt Trudy Boshuizen, senior juridisch beleidsadviseur bij de NVZ.

Weinig transparantie

Tot op de dag van vandaag wordt productdata in de meeste ziekenhuizen op verschillende afdelingen op verschillende manieren in verschillende systemen vastgelegd. Daardoor bestaat weinig transparantie als het gaat om medische hulpmiddelen. “Transparantie is belangrijk om meerdere redenen. We moeten weten welke hulpmiddelen nodig zijn voor een operatie en welke hulpmiddelen op voorraad liggen. We moeten systemen koppelen, zodat in het patiëntendossier wordt vastgelegd welke hulpmiddelen zijn gebruikt en het ERP-systeem aangeeft wat moet worden ingekocht. Dat functioneert in de meeste ziekenhuizen gewoon nog niet.”

Trudy Boshuizen beaamt dat het de ziekenhuizen inmiddels lukt om de juiste data aan het implantatenregister aan te leveren, maar erg gemakkelijk gaat dat vaak nog niet. “Er zijn signalen dat sommige ziekenhuizen bijna tien fulltime medewerkers nodig hebben om alle productdata te verzamelen en ze eenduidig aan te aanleveren. Dan hebben we het alleen nog maar over de productdata van implantaten, hulpmiddelen uit risicoklasse III. Terwijl al die productdata elders in de zorgketen al digitaal aanwezig zijn. Ziekenhuizen zijn druk bezig, maar een probleem is dat nog niet alle leveranciers meedoen en volledige of juiste productdata aanleveren aan GDSN.”

Brief aan leveranciers

De NVZ heeft in navolging op de actie van de NFU, de inkooporganisatie van de Universitair Medische Centra, een brief naar alle leveranciers van klasse III medische hulpmiddelen gestuurd met het verzoek om aan te sluiten op GS1 Data Care. Leveranciers leveren hun data aan via het Global Data Synchronisation Network (GDSN), het wereldwijde platform van GS1 voor uitwisseling van productdata. Dit netwerk fungeert als de enige bron van waarheid. Zorginstellingen kunnen hun systemen koppelen aan de GDSN-datapool en productdata automatisch ophalen. Het voordeel daarvan is dat zowel leveranciers als zorginstellingen niet langer inefficiënte, tijdrovende en foutgevoelige Excel-sheets hoeven te gebruiken voor het uitwisselen van productdata.

GS1 Data Care biedt aanvullende validaties en systeemcontroles op de gedeelde productdata. Zo wordt er bijvoorbeeld gekeken of er een geldige GMDN-code wordt aangeleverd. Daarnaast biedt het programma de mogelijkheid om de productdata in de GDSN datapool te vergelijken met de productdata waarover ziekenhuizen al beschikken. Ziekenhuizen zien zo wat de kwaliteit van hun productdata is, terwijl leveranciers ontdekken over welke productdata er verbetering nodig is. De resultaten worden weergegeven via een eigen dashboard en op basis van ziekenhuis artikelassortimenten wordt teruggegeven welke data leveranciers nog niet via GDSN delen, zodat leveranciers deze kunnen toevoegen en ziekenhuizen het volledige assortiment geautomatiseerd via GDSN kunnen ontsluiten. GS1 ondersteunt hierin.

Doorbraak

Trudy Boshuizen heeft goede hoop dat GS1 Data Care voor de doorbraak in het delen van productdata kan zorgen. “We hebben heel lang een kip-ei-discussie gehad. Omdat ziekenhuizen hun systemen en processen niet op orde hadden, voelden leveranciers niet de urgentie om hun productdata via het GDSN aan te leveren. Omdat leveranciers niet meewerkten, konden de ziekenhuizen ook niet verder. Samen met GS1 en NFU hebben we nu een sterk krachtenveld gecreëerd. Enkele grote leveranciers hebben we al bereid gevonden om mee te werken. Maar er zijn ook enkele internationaal opererende leveranciers die zich afvragen waarom ze voor Nederland een apart proces moeten opzetten. We hebben nog een weg te gaan.”

Binnen GS1 Data Care spant de NFU zich in om alle leveranciers van medische hulpmiddelen aan te sluiten op de datapool. NVZ focust vooral op optimalisatie productdata. GS1 is de intermediair die GS1 Data Source en GS1 Data Care beheert en systeemcontroles inbouwt wat zowel leveranciers als ziekenhuizen helpt bij het gebruik ervan. “Daarnaast proberen we als NVZ onze leden te ondersteunen. Op een enkeling na zijn alle ziekenhuizen inmiddels aangesloten op de GDSN datapool GS1 Data Source. Nu we zijn gestart met GS1 Data Care, kunnen ze beginnen met de verificatie van hun productdata. Om te beginnen met de medische hulpmiddelen uit risicoklasse III, maar dat willen we snel gaan uitbreiden naar andere risicoklassen.”

Acties en webinars

De NVZ heeft verschillende acties ondernomen om ziekenhuizen mee te krijgen. Allereerst hebben de raden van bestuur een brief ontvangen, aangezien steun op het hoogste niveau nodig is om het data-optimalisatie programma tot een succes te maken. “De raad van bestuur dient hiervoor mensen en middelen vrij te maken”, legt Trudy Boshuizen uit. “Daarnaast hebben we verschillende functionarissen geïnformeerd over het data-optimalisatie programma en hen uitgenodigd voor de webinars over dit onderwerp. Via het online Kennisnet van NVZ delen we kennis en ervaringen. We kunnen ziekenhuizen niet dwingen om mee te doen, maar we hebben hen wel duidelijk gemaakt dat het programma alleen kan werken als iedereen meedoet.”

Trudy Boshuizen begrijpt dat ziekenhuizen ook andere prioriteiten hebben. “Laten we eerlijk zijn, bij tijd en wijle is het binnen ziekenhuizen best lastig om gezien de personeelskrapte alles georganiseerd te krijgen. Daarnaast zijn ziekenhuizen veel tijd en geld kwijt aan andere IT-projecten, bijvoorbeeld rondom informatiebeveiliging. Maar aansluiting bij GS1 Data Care leidt uiteindelijk tot betere productdata en efficiëntere processen. Ze kunnen instappen voor een relatief klein bedrag, maar krijgen daar ook veel voor terug. Zo’n dashboard bijvoorbeeld is uitermate handig om de productdata op orde te brengen, wat uiteindelijk tijdwinst oplevert en minder inspanning van mensen.”

Snel opschalen

Dat GS1 Data Care van start gaat met risicoklasse III, heeft te maken met de wettelijke verplichtingen rondom deze hulpmiddelen. Omdat het gaat om implantaten, hebben ziekenhuizen lang geleden al een start gemaakt met het vastleggen van productdata. “De uitdaging is nu om dit op een eenduidige manier op te pakken en in te regelen voor het hele ziekenhuis. En als we voor risicoklasse III de basis op orde hebben, is het niet zo moeilijk meer om uit te breiden naar hulpmiddelen uit de andere risicoklassen. Dan kunnen we snel opschalen en gaan we pas echt de voordelen zien.”

De voordelen zijn groot, benadrukt Trudy Boshuizen nogmaals. Ziekenhuizen hebben er baat bij om de systemen en processen als een geoliede machine op elkaar te laten aansluiten. Zodat een inkoper in een ziekenhuis dezelfde productdata ziet als een coördinator op een OK. “Het is ziekenhuizen veel eraan gelegen om hun administratieve lasten naar beneden te brengen. Met een relatief kleine investering en een extra inspanning zijn ze straks allemaal spekkoper.”

Sluit nu aan op GS1 Data Care

Ziekenhuizen en leveranciers van medische hulpmiddelen kunnen zich nu aansluiten en beginnen aan de optimalisatie van de productdata. Meer informatie over GS1 Data Care, webinars en aanmelden