Equip Medikey: “GS1 Data Source maakt werk efficiënter en aangenamer”
Equip Medikey ontwikkelt innovatieve medische hulpmiddelen voor ziekenhuizen in Nederland en daarbuiten. Sinds een jaar staan de productdata van deze hulpmiddelen in GS1 Data Source. Desondanks ontvangt het bedrijf nog steeds verzoeken van ziekenhuizen om handmatig data aan te leveren. Eigenaar Floris de Raadt: “Zolang niet iedereen zijn productdata erin zet, blijft het voordeel beperkt.”
Equip Medikey is gespecialiseerd in anesthesie en pijnbestrijding. “Wij ontwikkelen onze eigen naalden en apparaten waarmee wij nieuwe behandelmethoden mogelijk maken. Omdat we met onze naalden in staat zijn om zenuwen heel dicht te benaderen, kunnen we iets als chronische pijn doeltreffend behandelen”, vertelt eigenaar Floris de Raadt.
De ontwikkeling vindt plaats met een klein team in Gouda, waarna Equip Medikey de producten in Japan laat maken. Via distributeurs exporteert het bedrijf zijn producten naar 62 landen over de hele wereld. “Wij zijn een groeiend bedrijf en komen daarom regelmatig met nieuwe producten op de markt. Met als gevolg dat we regelmatig een e-mail van een inkoper van een ziekenhuis krijgen met het verzoek om handmatig een datasheet in te vullen. Terwijl wij die data digitaal beschikbaar hebben en het ziekenhuis die data digitaal in zijn systeem wil zetten. Dat kan handiger”, stelt De Raadt.
Ik kan er heel slecht tegen als we digitaal beschikbare data opnieuw handmatig moeten invoeren. Dat is zinloos werk.
Data digitaal hergebruiken
De ergernis over het handmatige werk is voor Equip Medikey de reden om alle productdata in GS1 Data Source te zetten.
"Die data wil ik digitaal kunnen hergebruiken. Dat is mijn persoonlijke overtuiging”, vertelt De Raadt. “Daarnaast zijn we net als alle bedrijven op zoek naar manieren om het werk zo efficiënt en aangenaam mogelijk te maken. Onze mensen zijn niet aangesteld om handmatig data in te voeren.”
Voor de start heeft Equip Medikey eerst een enquête uitgevoerd onder 44 ziekenhuizen. “Wij hebben hen gevraagd of ze het op prijs stellen om productdata voortaan te ontvangen via GS1 Data Source. Alle tien ziekenhuizen die hebben gereageerd, waren al aangesloten en reageerden positief. Dat was voor ons het sein om begin 2024 daadwerkelijk van start te gaan”, verklaart De Raadt.
Eén dag werk
Het invoeren van productdata in GS1 Data Source vergde minder tijd dan gedacht. “Eén medewerker heeft zich ongeveer een halve dag ingelezen. Toen ze eenmaal wist hoe GS1 Data Source werkte, was het invoeren van alle producten niet meer dan één dag werk. Met als resultaat dat we volgens GS1 een van de eerste leveranciers van medische hulpmiddelen waren die alle datavelden van alle productdata hadden ingevuld. Dat is inclusief handleiding, CE-verklaring, Declaration of Conformity en andere documenten.”
Wat veel tijd scheelt, is dat alle productdata en documenten al beschikbaar waren in het eigen systeem van Equip Medikey. “De grootste uitdaging is het onderhouden van de datapool bij wijzigingen van bestaande of introductie van nieuwe producten. De medewerker die verantwoordelijk is voor productdata, houdt doorlopend in de gaten of we iets in GS1 Data Source moeten aanpassen.”
Zet al je productdata alsjeblieft in GS1 Data Source. Zolang er leveranciers zijn die de datavelden maar half of helemaal niet invullen, blijft de reflex van inkopers in stand en blijven ze datasheets sturen.
Ondanks datapool: reflex van inkoper leidt nog steeds tot handmatige verzoeken
Het gebruik van de datapool levert veel tijdwinst op, maar niet zoveel als gehoopt. “We zijn gestart in de veronderstelling dat we gevrijwaard zouden blijven van al die mailtjes van inkopers. Maar ze blijven nog steeds met verzoeken komen om handmatig data in te vullen”, ervaart De Raadt. “Dat is de reflex van de inkoper: als hij productdata nodig heeft, stuurt hij een email. Zonder eerst te checken of de productdata beschikbaar is in GS1 Data Source. Een email sturen werkt immers altijd.”
Daarom doet De Raadt een oproep aan alle ziekenhuizen om de datapool daadwerkelijk te gebruiken. “Sommige ziekenhuizen geven aan dat ze een aansluiting op GS1 Data Source hebben, maar niet precies weten hoe deze datapool werkt. Ook merken we dat binnen ziekenhuizen veel misverstanden bestaan. Dan denkt de inkoper dat de aansluiting van de OK-afdeling is, maar dat klopt niet. Per ziekenhuis is één licentie voldoende om alle afdelingen van de datapool gebruik te laten maken. Alleen moeten die zich wel erin verdiepen hoe ze de juiste productdata eruit kunnen halen.”
Efficiënter en plezieriger
De Raadt doet ook een oproep aan alle andere leveranciers van medische hulpmiddelen. "Gebruik van GS1 Data Source maakt het werk van zowel leveranciers als ziekenhuizen efficiënter en plezieriger. Maar zolang niet iedereen zijn productdata erin zet, blijft het voordeel beperkt.”
