Gebruik van GDSN voor medische hulpmiddelen groeit snel
In één jaar tijd zijn meer dan 50.000 medische hulpmiddelen toegevoegd aan GDSN. René Dullaart stelt namens NFU tevreden vast dat steeds meer leveranciers dit netwerk inzetten voor het delen van productdata met ziekenhuizen. Door een brede coalitie van ziekenhuizen en leveranciers op te zetten, hoopt hij het aantal ingevulde datavelden exponentieel te zien stijgen. “We zitten aan de onderkant van de bocht in de hockeystick. We zijn goed op weg, maar hebben nog een lange weg te gaan. De grootste stijging moet nog komen.”
Ruim een jaar geleden schreef de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU) een brief naar 400 leveranciers van medische hulpmiddelen. In de brief stond het dringende verzoek om het Global Data Synchronisation Network (GDSN) te gebruiken voor het delen van productdata. De GDSN-datapool moet een einde maken aan het handmatig invullen en verwerken van de tientallen Excel-bestanden die tussen ziekenhuizen en hun leveranciers worden uitgewisseld. Als leveranciers hun productdata in GDSN zetten, kunnen ziekenhuizen die met een paar klikken downloaden.
“Bij die brief alleen is het niet gebleven”, weet initiatiefnemer René Dullaart, in het dagelijks leven manager inkoop en logistiek bij het Erasmus MC. “We hebben in het Erasmus MC een studententeam geïnstalleerd om alle leveranciers na te bellen. We hebben hen uitgenodigd voor een informatiebijeenkomst in het Erasmus MC, waar meer dan 100 leveranciers gehoor aan hebben gegeven. Later in het jaar vond een soortgelijke sessie voor ziekenhuizen plaats, waar vrijwel alle ziekenhuizen vertegenwoordigd waren. Op die manier hebben we geprobeerd een beweging op gang te brengen.”
In een jaar tijd zijn in GDSN meer dan 50.000 nieuwe producten opgevoerd. Leveranciers hebben in totaal maar liefst 15.000 certificaten, 36.000 gebruiksaanwijzingen (instructions for use), 11.000 DoC’s (declaration of comformities) en 31.000 afbeeldingen van medische hulpmiddelen in de datapool gezet.
50.000 nieuwe producten
Dat is gelukt. In een jaar tijd zijn in GDSN meer dan 50.000 nieuwe producten opgevoerd. Leveranciers hebben in totaal maar liefst 15.000 certificaten, 36.000 gebruiksaanwijzingen (instructions for use), 11.000 DoC’s (declaration of comformities) en 31.000 afbeeldingen van medische hulpmiddelen in de datapool gezet. “Dat zijn hele grote getallen. We hebben in één jaar een prachtig resultaat bereikt door alleen maar over GDSN te communiceren. Vergeet echter niet dat de Nederlandse markt in totaal zo’n 500.000 medische hulpmiddelen omvat. We hebben dus nog een lange weg te gaan.”
Dullaart heeft er alle vertrouwen in dat het aantal producten en attributen in GDSN snel stijgt. Dat vertrouwen baseert hij op de curve die hij in de getallen terugziet. “We zitten aan de onderkant van de bocht in de hockeystick. Wij checken de cijfers elke maand om te zien of de stijgende trend doorzet. Uiteindelijk moeten we een exponentiële groei zien in het aantal gevulde datavelden. We blijven daarom ontzettend veel communiceren in samenwerking met andere koepelorganisaties. Niet alleen van ziekenhuizen, maar ook van leveranciers.”
Twijfels bij leveranciers wegnemen
Exponentiële groei kan alleen maar plaatsvinden als het lukt om bij leveranciers alle twijfels over GDSN weg te nemen. Leveranciers hikken onder meer aan tegen de tijd die ze moeten investeren om productdata digitaal te kunnen opvoeren. “Dat vergt een investering die zich pas na verloop van tijd terugbetaalt”, weet Dullaart. “Met name voor leveranciers met meerdere bedrijfsonderdelen is het een uitdaging om productdata uit de verschillende systemen te halen en in GDSN te zetten. We moeten niet verwachten dat ze dat binnen een paar weken geregeld hebben.”
Daarnaast ziet Dullaart met name bij groothandels een aarzeling om productdata te delen. Ze zijn bang dat ze hun concurrentiepositie ondergraven als ze volledige transparantie bieden. “Maar de productdata die we opvragen, bevat geen commerciële informatie”, benadrukt Dullaart. “Bovendien biedt GDSN juist ook voor groothandels grote voordelen. Als zij een assortiment van bijvoorbeeld 30.000 artikelen voeren, is het wel zo fijn dat zij zelf de productdata van hun toeleveranciers uit GDSN kunnen halen.”
Suboptimale oplossing
Niet alleen bij leveranciers, maar ook binnen ziekenhuizen – ondanks hun aansluiting op GDSN - bestaan nog altijd twijfels. “Ziekenhuizen geven aan dat de datapool verre van compleet is en daarmee een suboptimale oplossing biedt. Daarin hebben ze gelijk, maar dat is een tijdelijke fase waar we even doorheen moeten”, stelt Dullaart. Hij ziet dat veel ziekenhuizen toch maar Excel-bestanden blijven sturen, ook naar leveranciers die hun productdata wel in GDSN hebben gezet. “Ik ben daarom trots op leveranciers als Intersurgical en Equip Medical die al hun producten al hebben ingevoerd en ziekenhuizen aansporen om nu echt daarvan gebruik te maken.”
Wat niet meehelpt, is de wijze waarop ziekenhuizen zijn georganiseerd. Zij zijn gewend om veel verantwoordelijkheden laag in de organisatie neer te leggen. “Dat werkt uitermate goed voor zorgtaken, want bij de zorgprofessionals rondom het bed zit immers alle kennis en ervaring. Deze aanpak werkt echter minder goed voor taken die minder met goede zorg en meer met efficiënte bedrijfsvoering hebben te maken. De neiging bestaat om bijvoorbeeld problemen rondom productdata praktisch aan te pakken zonder ze structureel op te lossen. Dat is niet langer houdbaar in een tijd waarin we aan alle kanten door technologie worden ingehaald.”
Het delen van productdata is geen kwestie van ziekenhuizen tegen leveranciers of andersom.
Coalitie van leveranciers en ziekenhuizen
Wat gaat de NFU de komende tijd doen om de twijfels weg te nemen en de groei te versnellen? Dullaart pleit voor een coalitie waarin een aantal leveranciers en ziekenhuizen met ondersteuning van GS1 samen optrekken. “Het delen van productdata is geen kwestie van ziekenhuizen tegen leveranciers of andersom. Het inzetten op GDSN is iets wat we samen moeten willen, omdat we daar samen baat bij hebben. Juist omdat het over niet-commerciële data gaat, moet het mogelijk zijn om een brede coalitie samen te stellen.”
Als voorbeeld dient de retail sector die al een stuk verder is met het digitaal delen van productdata. Een brede coalitie van levensmiddelenproducenten en supermarktketens heeft daartoe het initiatief genomen. “In de zorgsector kunnen wij veel daarvan leren”, denkt Dullaart. “Daarvoor is het nodig dat we naast de NFU ook andere inkooporganisaties in de ziekenhuiswereld aan boord krijgen. Zodat we de krachten kunnen bundelen en onze inspanningen op elkaar kunnen afstemmen. Daarnaast is het zaak dat we de ziekenhuismedewerkers die nu productdata verzamelen, uitleggen hoe zij GDSN kunnen inzetten. De kennis daarover is op dit moment vrij beperkt.”
Internationale interesse en datakwaliteit als drijvende kracht
Wat helpt om meer productdata in GDSN te krijgen, is de groeiende interesse vanuit het buitenland in deze aanpak. Diverse landen zijn al aangesloten op het ECHO datamodel voor GDSN, waaronder Denemarken. Onlangs gaf Dullaart nog een presentatie aan inkooporganisaties van Deense ziekenhuizen. “Ook landen als het Verenigd Koninkrijk en Duitsland willen hiermee aan de slag. Voor de ziekenhuizen maakt dat misschien niet zoveel uit, maar wel voor de leveranciers die vaak internationaal opereren. Hoe meer landen deelnemen, hoe groter het sneeuwbaleffect.”
Tegelijkertijd benadrukt Dulllaart dat niet alleen de kwantiteit, maar ook de kwaliteit belangrijk is. Voor het waarborgen van datakwaliteit is het programma GS1 Data Care opgezet, waarbij 20 procent van de ziekenhuizen inmiddels is aangesloten. Op het moment dat deze ziekenhuizen productdata uit GDSN halen, wordt gecheckt of er data of documenten ontbreken. Die informatie komt vervolgens terecht bij de leverancier. “Daardoor ontstaat een PDCA-cyclus (plan, do, check, act) omtrent datakwaliteit, wat cruciaal is om belangrijke data-omissies eruit te halen. Dat vergroot de waarde van productdata voor het ziekenhuis.”
