Intersurgical vraagt ziekenhuizen om productdata uit GDSN te downloaden
Intersurgical biedt als specialist in respiratoire zorg flexibele patiëntoplossingen voor luchtwegmanagement, anesthesie, intensive care en zuurstof- en verneveltherapie. Als één van de eerste leveranciers van medische producten uit een lage risicoklasse heeft het bedrijf zijn productportfolio in GDSN gezet. Sandra Hendriks en Anita Manders van Intersurgical hebben ziekenhuizen aangeschreven met het verzoek om hun productdata voortaan uit deze datapool te halen. “Dat levert ons allemaal enorme tijdwinst op.”
Een jaar of zes geleden hoorden Sandra Hendriks en Anita Manders voor het eerst over het Global Data Synchronisation Network (GDSN). Nadat een medewerker van GS1 de nodige uitleg had gegeven, begrepen de twee collega’s van Intersurgical al snel dat het delen van productdata via deze datapool hun werk een stuk gemakkelijker zou maken. “We hebben meteen contact gezocht met ons moederbedrijf in het Verenigd Koninkrijk met de vraag of zij ons hiermee konden ondersteunen. Zij zijn direct aan de slag gegaan, hebben een contract afgesloten met de GS1-organisatie in het Verenigd Koninkrijk en vervolgens alle beschikbare productdata in GDSN gezet. Daarna kregen wij een berichtje waarin ze ons veel succes wensten met de datapool”, herinnert Hendriks zich.
IJskast
Zo simpel bleek het niet te zijn, ontdekten Hendriks en Manders al snel. “We begrepen er weinig van. Bovendien bleken de productdata al snel niet meer up-to-date te zijn door alle tussentijdse aanpassingen in het productportfolio. Later bleek dat het moederbedrijf het contract met GS1 had opgezegd, omdat vanuit de ziekenhuizen in het Verenigd Koninkrijk geen enkele vraag bestond naar productdata uit GDSN. Toen is dit project ook hier in Nederland in de ijskast beland”, legt Hendriks uit.
Alle producten die we zelf produceren, zijn opgenomen in GDSN. We zijn volop bezig met de producten die we bij andere producenten inkopen.
Lang heeft dat niet geduurd. De vestiging in Uden besloot zelf een contract af te sluiten met GS1 Nederland. Met hulp van GS1 is het gelukt om de productdata van de Engelse naar de Nederlandse datapool over te zetten. “Het blijkt dat er nogal wat verschillen zitten tussen de eisen die in beide landen aan productdata worden gesteld”, weet Hendriks. Manders vult haar aan: “De producten die we zelf produceren, zitten nu nagenoeg allemaal in GDSN. Wat er nog niet in zit, zijn de producten die we bij andere producenten inkopen. Daar zijn we nog volop mee bezig.”
Handwerk
Waarom besloot Intersurgical toch weer met de datapool aan de slag te gaan? “Omdat deze wijze van productdata delen uiteindelijk tijdwinst oplevert”, weet Hendriks. Manders: “Tot voor kort had elk ziekenhuis zijn eigen formulier dat we moesten invullen. Per product moesten we enkele tientallen keren dezelfde data invullen, alleen net op een iets andere manier of in een andere volgorde. Dat producenten en ziekenhuizen afspraken hebben gemaakt over een uniforme dataset heeft al heel veel tijdsbesparing opgeleverd, maar er zijn nog steeds ziekenhuizen die blijven vasthouden aan hun eigen formulieren. Als alle productdata op een plek zou staan en alle ziekenhuizen die daarvandaan zou halen, zou dat winst opleveren voor iedereen.”
Het invoeren van productdata in de GDSN datapool – GS1 Data Source is vooralsnog handwerk. “Via ons eigen systeem en het intranet kunnen we veel, maar lang niet alle productdata vinden. Veel moeten we halen uit interne documenten of opvragen bij ons moederbedrijf in het Verenigd Koninkrijk of onze fabriek in Litouwen”, zegt Hendriks. “Wat het extra lastig maakt, is dat dit niet ons dagelijks werk is. We hebben ook nog andere taken. In drukke tijden blijft dit werk soms liggen, waarna we weer opnieuw onze weg in alle systemen moeten zien te vinden. Het is nog steeds heel tijdrovend, maar we hopen dat de inspanningen straks de moeite waard zijn.”
Documenten
Inmiddels heeft Intersurgical niet alleen bijna alle datavelden gevuld, maar ook cruciale documenten in GDSN gezet. “Dat betreft de CE-verklaring en de Declaration of Conformity, waarin staat dat onze producten aan alle Europese eisen voldoet. Het vergde behoorlijk wat uitzoekwerk om de juiste documenten aan de juiste producten te koppelen, maar dat is inmiddels wel gelukt”, legt Hendriks uit. “We twijfelen nog of we ook de gebruiksaanwijzing in GDSN moeten plaatsen. Ziekenhuizen zullen die graag willen hebben, maar dit document wijzigt regelmatig. Het wordt een uitdaging om ervoor te zorgen dat altijd de laatste versie in GDSN staat.”
We streven ernaar dat de documenten in de datapool altijd actueel zijn.
We streven ernaar om de documenten in de datapool altijd actueel te houden. Maar wanneer bijvoorbeeld de verpakkingseenheid of samenstelling van een product wijzigt, moeten we, tot het nieuwe ERP-systeem geïmplementeerd is, nog actief op zoek naar de benodigde informatie.
Wat de uitdaging extra groot maakt, is de wereldwijde implementatie van een nieuw ERP-systeem. In principe moet het mogelijk zijn om dit systeem zo in te regelen dat Hendriks en Manders bij elke wijziging van een verpakking of gebruiksaanwijzing automatisch een bericht ontvangen, maar de IT-afdeling wil daar pas energie in steken als de ERP-implementatie is afgerond. “We hopen dat dat vanaf 2026 is geregeld. Tot die tijd moeten we ons nog even behelpen”, aldus Manders, die aangeeft dat het nieuwe ERP-systeem ook helpt om de datakwaliteit te verbeteren. “We streven ernaar dat de documenten in de datapool altijd actueel zijn. Maar als bijvoorbeeld de verpakkingseenheid of de samenstelling van een product wijzigt, moeten wij actief op zoek naar nieuwe informatie. De kans bestaat dat er dan wel eens een wijziging doorheen glipt. Met het nieuwe ERP-systemen hopen we beter geïnformeerd te worden.”
Brief naar ziekenhuizen
Afgelopen zomer heeft Intersurgical alle ziekenhuizen een brief gestuurd. “Daarin hebben we aangegeven dat we al onze eigen producten in GDSN hebben opgevoerd om een eind te maken aan alle onnodig tijdrovende formulieren.
We willen een einde maken aan alle tijdrovende formulieren.
We hebben hen gevraagd om voortaan gebruik te maken van deze datapool en uitgelegd dat ze bij vragen altijd met GS1 contact kunnen opnemen”, vertelt Manders. “Sommige ziekenhuizen hebben inderdaad ons global location number (GLN) opgevraagd, wat ze nodig hebben om toegang te krijgen tot onze productdata. Een aantal maakt daadwerkelijk gebruik van GDSN, maar het overgrote deel nog niet”, vult Manders aan.
Hendriks en Manders roepen ziekenhuizen op om daadwerkelijk met de GDSN datapool - GS1 Data Source aan de slag te gaan. En met name om de eindgebruikers te informeren hoe ze productdata uit GS1 Data Source kunnen halen. “Het zou fijn zijn als ziekenhuizen de datapool daadwerkelijk gebruiken. Daarvoor is het nodig dat de verschillende afdelingen weten hoe ze het juiste product kunnen vinden en met een paar klikken de productdata kunnen downloaden. Bij vragen kunnen onze klanten altijd mailen of bellen, zodat wij hen kunnen wijzen op de mogelijkheden die er zijn.”
