Inleiding
De QR-code van GS1 komt eraan. In 2027 moeten alle retailers wereldwijd 2D codes kunnen verwerken bij de kassa, zelfscanners en informatiezuilen.
2D barcodes zijn: GS1 DataMatrix en QR-code van GS1. Beide moeten gescand kunnen worden. Op producten in de gezondheidszorg en diergeneesmiddelen wordt voornamelijk de GS1 DataMatrix gebruikt. Voor de retail gaat het om de QR-code van GS1.
Dit stappenplan helpt je om de QR-code van GS1 stap voor stap binnen jouw organisatie te implementeren. Er wordt ingegaan op praktische facetten zoals het inventariseren van de business kansen en het maken van een technische analyse.
Verschil tussen normale QR-code en QR-code van GS1
Voordat we ingaan op de implementatie, laten we zien wat het verschil is met een 'gewone QR-code'.
Waar de gewone QR-code naar slechts één webpagina verwijst, is het met de QR-code van GS1 mogelijk meerdere webpagina’s of online databases te raadplegen met GS1 Digital Link. De gewone QR-code kan niet aan de kassa worden gescand van retailers, omdat het alleen een URL bevat. De QR-code van GS1 kan (binnenkort) wel gescand worden aan de kassa. Daarnaast kan de QR-code van GS1 bijvoorbeeld ook houdbaarheidsdatum, batch/lotnummer en het serienummer opnemen.
Deze video legt het in 2 minuten uit.
Bepaal de business kansen
Om de zakelijke kansen voor jouw organisatie te bepalen, adviseren wij om eerst de mogelijkheden van de QR-code van GS1 te verkennen. Bekijk dit vanuit verschillende disciplines om een volledig beeld te krijgen van de potentiële voordelen.
Vanuit marketingperspectief helpt de QR-code van GS1 bij het verbeteren van klantenbinding. Een gerichte promotieactie, spaaractie of informatie over het product. Door de ruimte voor uitgebreide informatie kan de QR-code van GS1 de supply chain optimaliseren en fouten verminderen. Technologisch biedt het mogelijkheden voor innovatieve toepassingen, terwijl financieel gezien het investeren in de QR-code strategisch kan zijn. Aan de QR-code zelf en de techniek GS1 Digital Link zitten geen kosten verbonden. Verken deze kansen voor een sterke marktpositie en groei op lange termijn.
Private labels en A-merken
Als merkeigenaar kun je aan de slag. Bekijk de mogelijkheden en bepaal wat jij het belangrijkst vindt.
Maak de business case en zet een projectteam op
Als jouw organisatie voldoende business kansen ziet, is het belangrijk om deze door te vertalen naar een business case. Voor het bepalen van de business case is het belangrijk om de ‘stip op de horizon’ voor jouw organisatie te bepalen. Waarom willen jullie investeren in de QR code van GS1? Neem vooral ook contact op met belangrijke leveranciers om een duidelijk beeld te krijgen van de gezamenlijk business kansen.
Als de business case door het management team positief is beoordeeld, is het belangrijk om een multidisciplinair projectteam op te zetten. Het is belangrijk om verschillende disciplines in het projectteam te betrekken. Dit onderwerp raakt namelijk veel afdelingen binnen je organisatie. Het is dus niet alleen een IT-project.
Denk groot, start klein
Het is belangrijk om naar alle business kansen te kijken, maar wel klein te starten. Kies enkele producten uit waarmee je een of enkele use cases gaat testen. Als dit succesvol is verlopen, kun je opschalen naar meer producten en toepassingen.
Maak een technische analyse
Je hebt in de business analyse bepaald hoe de QR code van GS1 de functionele (markt)behoefte kan verwezenlijken. Bij de technische analyse is het belangrijk om te bepalen wat voor impact deze behoefte heeft op de scanners, systemen en verpakkingen.
Scanners en systemen
Gegevens verwerken
In de QR-code van GS1 zal naast de standaard GTIN/EAN en een GS1 digital url link wellicht meer gegevens zoals bijvoorbeeld een houdbaarheidsdatum of batch/lotnummer zijn opgenomen dan je zelf aan de kassa wilt kunnen verwerken. Het is van belang om de ontvangende systemen zo te programmeren dat onnodige informatie genegeerd wordt, in plaats van een non-scan of verdere verwerking geweigerd wordt. Gegevens zullen ook niet altijd in eenzelfde volgorde aangeboden worden, een vooraf vereiste volgorde programmeren is dus ongewenst.
Hardware scanners
De hardware van scanners moet worden geüpgraded van lineaire naar optische scanners om 2D barcodes te kunnen lezen. Optische scanners moeten 2D capable, geconfigureerd en geactiveerd zijn om de momenteel gebruikte barcodes zoals de EAN-13 en GS1 DataBar en 2D barcodes zoals GS1 DataMatrix, DataMatrix en QR-code te kunnen verwerken. Neem daarbij alle scanners mee: alle bemande kassa’s, de zelfscankassa, scanners op de verkoopvloer en/of informatiezuilen en scanners in de distributiecentra als consumenteneenheden daar worden gescand.
Software
Point of sale software en wellicht warehouse management software moeten in staat zijn om de GS1 Application Identifiers (AI’s) te verwerken. AI’s zijn wereldwijd standaardiseerde gegevensvelden die in de QR code kunnen worden opgenomen. Bijvoorbeeld, voor de GTIN/EAN artikelcode is dit AI(01), houdbaarheidsdatum AI(15) en voor een batch/lotnummer is dit AI(10). Hieronder vind je nog een aantal aandachtspunten:
- In de QR-code van GS1 bestaat de EAN/GTIN-artikelcode uit 14 posities, bijvoorbeeld 0812345678906. De software moet dus ook 14 i.p.v. de huidige 13 cijferige artikelcode kunnen verwerken.
- In de transitieperiode kunnen er twee barcodes op verpakkingen staan. De artikelcode mag dan maar 1x gescand worden.
- POS-systemen moeten de mogelijkheid hebben om meerdere gegevensvelden (AI's) te accepteren en alleen de AI's te verwerken die relevant zijn.
- Als een QR-code niet scanbaar is, moet de POS-applicatie de mogelijkheid bieden om de gegevens handmatig in te voeren. Randvoorwaarde is dat onder de QR-code de gegevens mensleesbaar zijn.
- Een transactielog van een verkooppunt moet de verwerking en het gebruik van de transactiegegevens mogelijk maken voor verdere stappen bij extra gegevens zoals batch-/lotnummers, serienummers, vervaldatums, nettogewichten, etc.
Informatie hard- en software
Meer informatie over de standaard en het gebruik van scanners.
Verpakkingen
Als je de QR-code van GS1 op eigen private label producten wilt gaan inzetten, is het nuttig om rekening te houden met de volgende punten:
- Bepaal welke informatie in de QR code wordt opgenomen:
- Alleen de GTIN/EAN met een standaard GS1 digital url link.
- Aanvullend nog extra informatie zoals een houdbaarheidsdatum batch/lotnummer.
- Kies een product een lijn of categorie voor een pilot.
- Check welke barcode(s) er nu al op de verpakking staan.
- Bepaal of je alleen de QR code van GS1 op de verpakking wilt zetten of dat je deze tijdelijk naast de huidige barcode plaatst. Let er wel op dat de artikelcode dan maar 1x mag worden gescand.
- (Her)ontwerp de verpakking en kijk goed naar de plaatsing van de barcode.
- Vraag advies aan GS1 over de plaatsing van de barcodes en laat de kwaliteit van de QR-code door GS1 controleren.
Testen
Nadat de technische impact is bepaald, is het belangrijk om de gewenste situatie (eventueel met een handelspartner) te testen. Binnen het testtraject is het nuttig om een draaiboek te maken. In het draaiboek komen de volgende zaken aan bod:
Voorbereiding
- Waarom: bepaal welke business use case je in de pilot wilt testen.
- Wat: bepaal het doel en de scope van de test.
- Wie: bepaal welke stakeholders bij de pilot betrokken moeten worden om succes te behalen:
- Intern: personen/teams
- Extern: hard- en softwareleveranciers, leveranciers en/of GS1
- Hoe: bepaal hoe de test uitgevoerd gaat worden.
- Monitoring: bepaal hoe de test gevolgd kan worden, leerervaringen vastleggen en hoe aan het projectteam rapporteren.
- Registreer tijdens de gehele testperiode wat er goed en minder goed gaat. Van het aanbrengen van de QR-code van GS1 in de productieomgeving tot aan het scannen ervan in het distributiecentrum en aan de point-of-sale.
- Vergeet de consument niet mee te nemen in het testtraject. Zij zijn bepalend in je business case.
- Hoe gaan zij straks shoppen?
- Hoe bereik je de consument zowel binnen als buiten je winkel? Informeren via website, mobiele app, e-mailcampagnes, sociale media, tv, video's of flyers.
- Klanten moeten zich ervan bewust zijn dat de QR-code van GS1 te scannen is bij de self-checkout en op mobiele apps.
- Denk ook aan opties om consumenten te betrekken buiten je winkelomgeving, zoals bij een recall, verwerking van retouren, garanties, etc.
Hulp bij het starten van een pilot
Evaluatie en implementatie
Evalueer het testtraject met partners, bijvoorbeeld de hard- en softwareleveranciers en leveranciers. Eventuele aanpassingen aan systemen en procedures kunnen worden aangepast zodat je klaar bent voor de brede implementatie. Maak voor de uitrol een gedetailleerd implementatieplan inclusief tijdslijnen en stel een projectmanager aan die dit traject begeleid.
Opleiden personeel
Het opleiden van medewerkers is essentieel. De gekozen aanvullende gegevens, jullie business case(s), gaan bepalen welke extra instructies medewerkers nodig hebben bij het scannen van producten. Gaat het bijvoorbeeld om een recall actie, dan moeten medewerkers op de hoogte zijn dat een GTIN samen met een batchnummer daarin leidend zijn. Zorg dat ze de juiste actie nemen. Dit geldt voor alle processen die door scanning ondersteund worden, ook bij retouren, voorraadbeheer, prijschecks, etc.
Daarnaast is het belangrijk dat iedereen wordt meegenomen in de planning en zorg voor heldere werkinstructies.
GS1 support
Heb je vragen over de implementatie van de QR code? Op onze website vind je meer informatie.
Wil je advies? Bijvoorbeeld bij:
- Het bepalen van de business kansen.
- Het bepalen van de technische impact.
- Controleren van de kwaliteit van de QR-code.
Neem dan contact op met Sarina Pielaat (Sarina.Pielaat@gs1.nl).