“Goede artikeldata cruciale voorwaarde in jaargesprekken”

Calodar distribueert al meer dan 60 jaar sanitair. “We leveren een breed pakket, van complete badkamerinrichtingen tot losse onderdelen. Technische producten die, om ze goed te kunnen verkopen, veel kennis vragen. Als wij de retail uitgebreid informeren met how-to video’s, foto’s, technische informatie en data over bijvoorbeeld verpakkingen, afmetingen en gewicht dan resulteert dat in betere verkopen en minder retouren”, zegt Caroline van der Voort, commercieel directeur van Calodar en vicevoorzitter van de GS1 business council.

“Met een universele standaard kunnen wij in een keer de juiste informatie aanleveren. Dat biedt tijdwinst die voor ons én de retail belangrijk is. Daarom hebben we ons jaren geleden ook aangesloten bij de GS1 datapool voor in de Benelux. Als je in de retail wilt verkopen, is GS1 de enige standaard.”

Vlucht online oriëntatie

Het belang van goede en uniforme artikeldata is de laatste jaren steeds groter geworden. “Vooral sinds corona zien we een enorme vlucht van de online oriëntatie door consumenten. Oriëntatie die steeds vaker leidt tot conversie naar aankoop. Zowel commercieel als logistiek wordt de kwaliteit van artikeldata steeds belangrijker.”

Artikeldata vraagt aandacht

Goede artikeldata vraagt continue aandacht van leveranciers. “Het onderhoud van data is een ongoing proces. GS1 wordt minimaal vier keer per jaar geactualiseerd. Afhankelijk van de productgroep waarin je als leverancier actief bent, vraagt dit onderhoud veel werk. Binnen Calodar zijn collega’s continu bezig met het bekijken van de data die wij met de retail delen. Veranderende wetgeving speelt daarbij een belangrijke rol.” Zo is data over energielabels en milieuprestaties van artikelen en gevaarlijke stoffen door nieuwe Europese en landelijke wetgeving de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden binnen GS1. “Leveranciers zijn verplicht om die informatie ook duidelijk te communiceren richting de retail en de consument.”

Uiteindelijk bespaar je geld

Hoewel de voordelen van de datapool voor leveranciers en retail groot zijn, is het volgens Van der Voort niet altijd eenvoudig om leveranciers aan boord te krijgen. “Aanvankelijk zorgt het voor een zekere strijd. De verkoper van de leverancier ziet het voordeel niet en de inkoper van de retailorganisatie evenmin. Voordat je echt kunt profiteren van het werken met een datapool, moet je ook eerst investeren in mensen en software. Het vraagt dus een financiële impuls, maar uiteindelijk bespaar je geld omdat je dankzij de datapool veel sneller en effectiever kunt werken.”

Prominente rol in samenwerking

Volgens Van der Voort moet goede artikeldata een thema zijn tijdens de jaargesprekken tussen leveranciers en retailpartners. “Het aanleveren van die data gaat in de toekomst een cruciale voorwaarde worden in de samenwerking. Goede data levert zowel ons als leveranciers als de retailpartners grote voordelen op in de verkoop. Daarom verdient het ook een prominente rol in de jaarlijkse afspraken die je met elkaar maakt.”

De leveranciers zijn verantwoordelijk voor de invoer van artikeldata. “Logisch omdat zij alle details van de producten kennen en weten hoe ze toegepast of geïnstalleerd moeten worden. Vervolgens is het aan de retail om de beschikbare data in de juiste structuur binnen hun backoffice te importeren. Zij moeten er vervolgens voor zorgen dat de informatie voor intern gebruik én voor de consument goed en snel gevonden kan worden.”

Toe naar optimale standaard

Het huidige datamodel van GS1 is volgens Calodar voldoende ontwikkeld. “Daarmee kunnen we nu ruim 80 procent van de door de retailpartners gevraagde data standaard aanbieden. Iedere retailer heeft nog wel specifieke velden die ze uitvragen, maar we willen uiteindelijk toe naar zo min mogelijk custom velden.”

Niet alle retailorganisaties in doe-het-zelf, tuin en dier hebben op dit moment het delen van artikeldata even goed georganiseerd. “Er zijn nog steeds retailers die werken met Excel als eis voor leveranciers. Jammer, want GS1 biedt zoveel meer waardevolle informatie over de producten. Data waarvan ook de retail zeker profiteert.”

Ook grote interne voordelen

Het structureren van goede artikeldata biedt leveranciers niet alleen voordeel in de samenwerking met de retail, ook intern biedt het grote voordelen. “In de basis heb je als leverancier alle informatie en data die over je assortimenten gevraagd wordt wel in huis. De uitdaging is vaak dat die data op verschillende plekken en in verschillende systemen is opgeslagen. Vaak staan de foto’s op de ene schijf en een uitgebreide productbeschrijving of handleiding weer op een andere. Wij hebben die informatie in een PIM-systeem ondergebracht en daaruit kunnen we nu eenvoudig de gewenste informatie halen. Voor intern en extern gebruik.”

Van der Voort roept leveranciers en retailers vooral op om net als Calodar GS1 te omarmen. “Begin desnoods klein en breid het daarna uit, maar start in ieder geval. Werken met goede artikeldata biedt leveranciers en retail alleen maar voordelen.”