Tuin- en diersector maakt haast met GS1 datapool

Wat is belangrijker: het product dat in het schap van een tuincentrum of dierenspeciaalzaak ligt of de digitale gegevens van dat product? Het antwoord op deze vraag is niet meer zo vanzelfsprekend als een paar jaar geleden. “Met mijn handelshart zou ik willen zeggen: het gaat om het product. Beter goede handel die slecht geregeld is dan andersom”, antwoordt Peter Paul Kleinbussink, algemeen directeur Intratuin. “Maar dat principe gaat niet meer op vandaag de dag. Productdata heb je keihard nodig in de hele keten. Productdata is een ‘license to operate’.”

GS1 datapool: efficiënter, beter en sneller

Lex van Ewijk sluit zich bij die woorden aan. “Productdata zijn extreem belangrijk, bijvoorbeeld vanwege de online vindbaarheid”, stelt de directeur van GRS Inkoop & Services, een serviceorganisatie voor 150 Nederlandse en Belgische tuincentra. “Voordat klanten tot aankoop overgaan, zijn ze online al bezig geweest. Waar is het product te krijgen? Wat zijn de specificaties? Goede productdata stelt ons in staat om de verkoopkansen flink te vergroten. En vergeet niet dat data ook belangrijk zijn voor bijvoorbeeld de kassasystemen en schapindeling in de fysieke winkel. Ook daar helpt data om nog meer te verkopen.”

Intratuin en GRS doen mede namens de andere retailers in de tuin- en diersector een dringende oproep aan alle leveranciers om de GS1 datapool te gebruiken voor het delen van productdata. Nu verloopt dat grotendeels nog via Excel-bestanden, maar die zien voor elke retailer er weer anders uit. Daardoor is het invullen van die bestanden tijdrovend en foutgevoelig. Leveranciers die overstappen op de datapool, zien zowel de efficiëntie als de datakwaliteit toenemen. “Daarnaast verbetert ook de time-to-market. Als productdata sneller beschikbaar zijn, worden nieuwe producten eerder in het assortiment van retailers opgenomen. Ook dat is in het belang van leveranciers”, benadrukt Gert van Ginkel, operationeel directeur van Pokon Naturado.

Datamodel voor ruim 2000 productgroepen

De afgelopen jaren is hard gewerkt om de GS1 datapool geschikt te maken voor de tuin- en diersector. Het resultaat is een datamodel waarin onderscheid wordt gemaakt tussen bijna tweeduizend productgroepen, variërend van graszaad en hondenvoer tot grasmaaiers en kunstkerstbomen. Retailers willen dat leveranciers niet alleen productdata van consumenteneenheden, maar ook van handelseenheden (omdozen) in de datapool zetten. Daarnaast is minimaal één productafbeelding nodig, als het product tenminste online wordt verkocht.

Naast een aantal velden zoals artikelcode (EAN) en merknaam die voor alle producten gelden, zijn de meeste datavelden bestemd voor commerciële informatie: data die consumenten helpen om online de juiste producten te vinden en te selecteren. Inkoopprijzen vallen niet daaronder. “Dat was aanvankelijk wel de bedoeling, maar het opnemen daarvan in een centrale datapool bleek gevoelig te liggen. Daarom hebben we daarvoor het GS1 prijsbericht opgesteld: een bericht met prijsinformatie die leveranciers via email naar retailers kunnen sturen. Dat is nog steeds een Excel-bestand, maar dan wel in de vorm van een vast template voor alle retailers”, verklaart Marco van der Lee, sectormanager doe-het-zelf, tuin en dier bij GS1 Nederland.

Start klein, begin met GS1 webinterface

Leveranciers hebben meerdere opties om data aan te leveren bij de GS1 datapool. Ze kunnen een PIM-systeem (product information management) inzetten om alle productdata te beheren en automatisch te ontsluiten richting de datapool of ze kunnen zelf een koppeling laten maken tussen hun eigen IT-systeem en de datapool. Daarnaast beschikt GS1 over een webinterface waarmee productdata handmatig ingevoerd of geüpload kunnen worden.

Edelman is met een portfolio van ruim 20.000 artikelen allesbehalve een kleine leverancier, maar heeft toch ervoor gekozen om te starten met de GS1 webinterface. “Samen Karwei hebben we twee jaar geleden de eerste producten één voor één handmatig ingevoerd. Dat is de beste manier om feeling met het werk te krijgen en om te ontdekken wat nodig is om de juiste productdata boven water te krijgen”, weet Dorien Veelenturf, teamleader productdata bij Edelman. Zij krijgt bijval van Lisa Verhiest, productdata-specialist bij Edelman. “Daarnaast hebben we veel profijt gehad van de informatie en instructievideo’s op de website van GS1. En nog een tip: begin met één productgroep, niet met alle productgroepen tegelijk.”

Tijdbesparing van 90 procent

Dat het delen van productdata via de GS1 datapool voor een efficiëntere operatie zorgt, blijkt uit de ervaring verlichtingsfabrikant Signify. Nog niet zo lang geleden had het bedrijf achttien werkdagen nodig om de nieuwe en gewijzigde product assets, zoals afbeeldingen, te delen met alle retailers. “Nu we zijn aangesloten op de datapool, hebben we nog maar vijf werkdagen nodig. En als we kiezen voor de optie om in één keer een hele bulk te uploaden, kan het zelfs in twee werkdagen. Dat betekent een tijdsbesparing van 90 procent”, vertelt Simone Boeve, marketing data en content manager van Signify.

Retailers verwachten dat leveranciers snel met productdata aan de slag gaan, maar omgekeerd mogen leveranciers ook wat van retailers verwachten. “Retailers kunnen jou tot uiterlijk 31 december 2023 vragen om productdata via Excel aan te leveren. Na deze datum moeten retailers de data uit de GS1 datapool halen. Dat betekent dat leveranciers straks verlost zijn van alle verschillende Excel-bestanden. Er is dan nog maar één bron voor productdata, zodat iedere retailer straks over dezelfde data beschikken”, legt Van der Lee uit. “Als we gezamenlijk investeren in productdata, gaat ons dit allemaal winst opleveren, zowel in tijd als omzet. Standaardisatie en ketensamenwerking is cruciaal”, vertelt Marc Luning, commercieel manager van Tuinbranche Nederland.

“Wacht niet af, maar begin morgen”

De sector heeft 31 december 2023 dus als deadline gesteld. Dat klinkt ver weg, maar leveranciers zullen de tijd hard nodig hebben om op tijd klaar te zijn. “Wacht niet af, maar begin morgen”, luidt het advies van Van Ginkel. “Want het is een struggle. Allereerst is het zaak om de directie te overtuigen van het belang van data, zodat die de juiste technische en organisatorische middelen beschikbaar stelt. Daarnaast is het een struggle om de juiste data te krijgen van de verschillende data-eigenaren binnen het bedrijf. We hebben binnen Pokon Naturado een speciale productdata-afdeling opgezet, maar ook andere afdelingen moeten tijd vrijmaken om data te verstrekken.”

Kleinbussink benadrukt nogmaals het belang van productdata. “Onze sector is groot geworden door in te zetten op emotie met mooie producten in mooie kleuren en geuren. Dat is nog steeds belangrijk, maar productdata hebben we keihard nodig. Niet alleen voor logistieke processen, maar ook voor de klantreis via onze offline en online kanalen. Daarnaast willen wij steeds meer analyses kunnen maken. Het is superbelangrijk om de emotie erin te houden, maar wij worden steeds meer datagericht.” Van Ewijk roept leveranciers en retailers op om samen op te trekken. “Ik hoop dat leveranciers niet denken dat wij retailers hen dit door de strot proberen te duwen. Gebruik van GS1 datapool leidt tot een win-win-situatie voor alle partijen.”

Volg een webinar

Ben je leverancier in deze sector en wil je aan de slag met de GS1 datapool? Volg dan een webinar.