Tips van leveranciers: focus en structuur
Op verzoek van tuin en dierretailers zijn Decostar, Coen Bakker Deco en HBX Deco voortvarend aan de slag gegaan met het vastleggen van hun productdata in de GS1 datapool. Leer van hun ervaringen.
Decostar: We zijn gestart met de inventarisatie van wat we nodig hadden aan data
Voordat Decostar begon met de GS1 datapool werd de aanpak intern grondig doorgesproken. Teamleider inkoop Britta Wilkens: “We beschikten al over diverse softwaretools en daarom hebben we echt goed gekeken naar welke voordelen het systeem ons zou kunnen bieden en hoe wij de datapool en onze huidige systemen zouden kunnen combineren.”
“We zijn gestart met het inventariseren van wat we nodig hadden aan data, over welke informatie we al beschikten, wat we nog misten en hoe we dit zouden kunnen aanvullen. Het bleek al snel dat veel informatie al in ons management informatie systeem stond. Daarvan hebben we Excel-documenten gemaakt. Die lijsten met soms wel tweehonderd artikelen, konden we ineens importeren. En we hebben iemand in dienst genomen om het basisbestand in orde te maken, zodat we de productinformatie in GS1 datapool konden laten lopen.”
Decostar voert nieuwe productdata altijd op dezelfde wijze in het eigen ERP-systeem in. Aan de manier van opbouw en omschrijving doet het geen concessies, vertelt Wilkens. “Die aanpak en structuur bleken een grote hulp bij het klaarstomen van de data voor GS1 datapool. Dat kwam eigenlijk neer op het in de juiste kolommen zetten van de productdata.”
Coen Bakker Deco - Data geschikt maken voor datapool
Hester Kok, projectleider bij Coen Bakker Deco vertelt: “Met een software-oplossing van onze partners hebben wij in een korte periode onze productdata geschikt gemaakt voor GS1. We kunnen nu onze interne productdata heel eenvoudig mappen, voldoen aan de richtlijnen van GS1 en publiceren aan de GS1 datapool. Zonder deze oplossing hadden wij dit niet in zo’n korte tijd kunnen realiseren. Ook in de toekomst maakt het systeem het ons makkelijk omdat daarin steeds het nieuwste GS1 datamodel voorhanden is en wij alleen de wijzigingen in onze eigen databestand hoeven bij te houden.”
HBX Deco - Eigen systeem straktrekken
Back office manager Chantal de Mooij van HBX Deco geeft aan dat er vooral veel tijd is gaan zitten in het omzetten van de productdata van ons assortiment. “Die moest immers matchen met de onderverdeling in productgroepen die de GS1 datapool hanteert. Ook was meer data nodig, vooral vanwege het belang van online verkopen. Hier en daar moesten we dus echt wel het een en ander aanvullen. Die ontbrekende informatie vragen we nu direct op bij onze leveranciers. Daarnaast hebben we het uploaden van artikeldata in GS1 in ons werkproces en in de assortimentsplanning opgenomen. Zo zijn we ervan verzekerd dat onze data in de datapool altijd up-to-date is.”
Uploaden van artikeldata is in ons werkproces opgenomen
Collega en data-analist Silvana de Bruin heeft daarnaast kunnen uitzoeken hoe je een massa-upload doet. “Het nut daarvan was snel duidelijk, je bespaart er veel tijd mee. Ik kan me goed voorstellen dat als je dit aanvullend aan andere taken moet doen, dat het moeilijk te behappen is.”
HBX Deco heeft ook geleerd om scherper te zijn op wat leveranciers aanleveren. “We meten sommige producten zelf en zorgen ook voor goed beeldmateriaal. Daarnaast letten we er nu extra scherp op dat monsters al over alle productspecificaties beschikken. De doosafmetingen, de botanische naam, de batterijinfo, het zijn details die we inmiddels heel belangrijk vinden,” zegt Silvana.
